Seminar Kepustakaan: Pentingnya Pengarsipan Dokumen untuk Menghadapi Risiko Bencana

KENDAL,iNewsPantura.id– Masyarakat sering kali tidak menyadari pentingnya mengarsipkan dokumen-dokumen penting mereka hingga akhirnya kehilangan segalanya akibat bencana.

Kehilangan dokumen tersebut tidak hanya mengakibatkan kerugian materi, tetapi juga mempersulit proses pemulihan karena tidak ada bukti fisik yang tersisa, yang membuat warga harus mengurus berbagai surat keterangan dari kepolisian dan instansi terkait.

Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kendal, Wahyu Yusuf Akhmadi, mengungkapkan bahwa bencana seperti banjir sering kali menyebabkan kerugian yang tidak hanya bersifat fisik, tetapi juga hilangnya dokumen-dokumen penting seperti rapor, ijazah, piagam, sertifikat tanah, BPKB, dan surat-surat berharga lainnya.

“Bencana banjir sering kali tidak hanya mengakibatkan kerugian materi, tetapi juga kehilangan dokumen-dokumen penting. Hal ini akan menyulitkan proses pengurusan dokumen baru karena tidak adanya bukti fisik yang tersisa,” kata Wahyu dalam Seminar Kepustakaan yang diselenggarakan oleh Majelis Pustaka dan Informasi (MPI) PD Muhammadiyah Kendal.

Dalam seminar tersebut, Wahyu menambahkan bahwa ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk menyelamatkan dokumen penting agar tetap aman meskipun terjadi bencana.

Salah satunya adalah dengan menyimpan dokumen di tempat yang aman dan terhindar dari air atau api. Selain itu, metode yang lebih modern adalah digitalisasi dokumen, yaitu dengan memindai atau memfoto dokumen penting dan menyimpannya di penyimpanan digital seperti Google Drive atau perangkat seluler.

“Dengan demikian, meskipun dokumen fisik hilang, masyarakat masih memiliki salinan digital yang dapat digunakan untuk mengurus duplikat dokumen,” imbuhnya.

Seminar yang dihadiri oleh berbagai peserta, termasuk perwakilan dari paguyuban guru PAUD dan TK serta perwakilan dari Amal Usaha Muhammadiyah, ini dipandu oleh Rustam Aji, Ketua MPI Jawa Tengah, yang juga dikenal sebagai editor salah satu media online ternama di Jawa Tengah.

Sementara itu, Ketua MPI PDM Kendal, Supardi, menyampaikan tujuan utama dari seminar ini adalah untuk meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya mengarsipkan surat-surat berharga mereka.

“Dengan memiliki arsip yang baik, baik dalam bentuk fisik maupun digital, kita sebenarnya telah mengamankan sebagian dari harta kita,” ujar Supardi.

Supardi juga berharap kegiatan ini dapat memberikan wawasan baru bagi masyarakat mengenai pentingnya kearsipan, sehingga mereka lebih siap dalam menghadapi kemungkinan bencana di masa depan.

“Ini sangat penting karena jika semua dokumen terarsipkan dengan baik dan benar, pencarian dokumen akan menjadi lebih mudah bagi kita sendiri,” pungkasnya.

Editor : Eddie Prayitno